Consejos para negociar un contrato de arrendamiento de una oficina ¡evita sorpresas!

Negociar un contrato de arrendamiento de oficina es una de las decisiones más importantes que puedes tomar como empresario. No solo se trata de encontrar un espacio adecuado para las necesidades de tu negocio, sino también de asegurarte de que el contrato sea justo, flexible y esté bien estructurado para ambas partes, y así evitar sorpresas desagradables a largo plazo.

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La elección de la oficina correcta puede impactar tanto en la operatividad diaria de tu empresa como en sus finanzas. Sin embargo, más allá de la ubicación o el precio, un contrato de arrendamiento mal negociado puede acarrear riesgos que podrían poner en peligro el crecimiento y estabilidad de tu empresa. 

Sigue leyendo porque te daremos algunos consejos clave que te ayudarán a negociar un contrato de arrendamiento de oficina de manera más efectiva y evitar complicaciones.

1. Define claramente tus necesidades antes de comenzar

Antes de entrar en cualquier negociación, es crucial que tengas claro lo que realmente necesitas en términos de espacio de oficina. Esto incluye no solo el tamaño y la ubicación, sino también otros factores como la accesibilidad para tus colaboradores y clientes, la proximidad a otros servicios, y la flexibilidad en caso de que tu empresa crezca o reduzca su tamaño. Tener una lista de tus requerimientos te ayudará a filtrar las opciones disponibles y también servirá como base para discutir las condiciones en el contrato de arrendamiento.

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Es recomendable que también consideres aspectos como la distribución del espacio, el alcance de los trabajos de adecuaciones arquitectónicas y las instalaciones necesarias para operar de manera eficiente. Por ejemplo, si tu empresa depende de equipos tecnológicos, podrías necesitar instalaciones con suficiente capacidad eléctrica o infraestructura de telecomunicaciones.

Determinar estos aspectos antes de iniciar las negociaciones te permitirá que los términos del contrato se alineen con las verdaderas necesidades del negocio.

2. Comprende los términos clave del contrato

El contrato de arrendamiento no es solo una formalidad legal, sino un documento que regirá la relación entre arrendador y arrendatario durante años. Por eso, es fundamental que comprendas a fondo los términos y condiciones que se incluyen en el acuerdo. Algunos de los términos más importantes a considerar son:

• Duración del contrato: Asegúrate de que la duración del contrato se alinee con los planes de crecimiento y la etapa en cual se encuentre tu empresa. A veces, los contratos a largo plazo pueden ofrecer precios más bajos, conservar precios competitivos y amortizar las inversiones en adecuaciones, funcionan para empresas consolidadas o con relaciones comerciales a largo plazo. Si tu empresa está en fase de expansión o incertidumbre, puede ser más conveniente un contrato a corto plazo o con opciones de renovación.
• Renta y aumentos de renta: Asegúrate de que el alquiler mensual sea competitivo con el mercado. Además, verifica cómo se aplicarán los aumentos de renta durante el contrato. En los contratos, el arrendador y el arrendatario tienen la posibilidad de acordar el porcentaje de aumento anual del canon de arrendamiento, por lo que es importante conocer de antemano cuánto pueden subir las tarifas y bajo qué condiciones.
• Gastos adicionales: Además de la renta, muchos contratos incluyen otros gastos adicionales, como el mantenimiento del edificio, el uso de instalaciones comunes, el pago de impuestos,  seguros o fianzas. Estos pueden no ser evidentes al principio, pero pueden representar un porcentaje considerable del costo total del arrendamiento. Es importante negociar qué gastos correrán a cargo del arrendador y cuáles serán de tu responsabilidad.

3. Negocia la flexibilidad en el contrato

La flexibilidad puede ser un aspecto valorado por los empresarios al firmar un contrato de arrendamiento de oficina, sin embargo esto también puede traer desventajas para el arrendatario ( incertidumbre, cambio de condiciones según la vigencia). Las empresas, especialmente las pequeñas y medianas, están sujetas a cambios y deben estar preparadas para adaptarse a nuevas circunstancias. Por eso, la posibilidad de ajustar el contrato en función de las necesidades cambiantes puede ser decisiva. Algunos puntos clave a considerar son:

• Canon fijo más variable: Si existe un alto grado de incertidumbre en el sector de tu compañía, puedes acordar un canon con una suma fija y un variable sobre las ventas. Esto te permitirá flexibilidad en tus costos de arrendamiento. 
• Expansión o reducción del espacio: En algunos casos, tu negocio podría necesitar más espacio a medida que crece o, por el contrario, reducir el tamaño de las oficinas. Asegúrate de incluir una cláusula en el contrato que te permita expandir o reducir el espacio arrendado sin complicaciones.
• Cesión: En algunos contratos, es posible que se te permita ceder el contrato de tu oficina a otras empresas si tus necesidades cambian. Esta opción puede ser beneficiosa si el mercado de alquileres en tu zona está en constante fluctuación.

4. Revisa las condiciones de mantenimiento y reparaciones

Un aspecto a menudo pasado por alto al negociar un contrato de arrendamiento es la responsabilidad sobre las reparaciones y el mantenimiento del edificio. Las condiciones del inmueble pueden afectar el ambiente de trabajo y, en última instancia, la productividad de tus empleados. 

Es crucial que el contrato especifique quién es responsable de las reparaciones de las instalaciones, tanto las necesarias como las locativas.

En muchos contratos, los arrendadores intentan trasladar toda la responsabilidad del mantenimiento al arrendatario. Negociar estos términos a tu favor puede ayudarte a evitar gastos imprevistos y molestias a largo plazo.

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5. Revisa la cláusula de renovación

La renovación del contrato es otra de las áreas importantes a tener en cuenta. Es recomendable negociar una cláusula que te permita renovar el contrato en condiciones favorables, especialmente si estás satisfecho con el espacio y deseas continuar en la misma ubicación. 

Algunos contratos de arrendamiento incluyen opciones de renovación automáticas, mientras que otros requieren una solicitud formal por parte del arrendatario. Conocer las condiciones exactas de la renovación te permitirá planificar con anticipación y evitar problemas al final del contrato.

Tiempo al tiempo

En conclusión, negociar un contrato de arrendamiento de oficina es una tarea que requiere cuidado y atención a los detalles. Tomarte el tiempo necesario para comprender los términos del acuerdo y negociar condiciones que beneficien a tu empresa puede marcar la diferencia. Recuerda siempre tener claridad sobre tus necesidades, comprender los aspectos clave del contrato y negociar la mayor flexibilidad posible. 

¡Éxitos!